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論外貿公司建立與實施ISO9001質量體系

[日期:2012-07-22] [閱讀:2903] [關閉] [返回]

外貿公司實施ISO9001的必要性                                                                                                               

    推行和實施ISO9001標準,是外貿行業落實科技興貿戰略的重要步驟,也是實施兩個根本性轉變的重要措施。宏觀上,它可以為企業發展創造良好的外部條件,有助于消除國際貿易中的技術壁壘,開拓國際市場,順利地開展國際貿易中的技術合作與交流。微觀上,有助于外貿企業加強科學管理,減少因產品或服務質量等問題引起的顧客投訴、退貨、索賠,吸引新顧客,穩定老顧客,提高經濟效益,目前,我國已有越來越多的外貿公司開始推行ISO9001標準。


外貿公司服務質量特性的界定

    實施ISO9001標準,建立有效的質量體系,首先要把握產品的質量特性。外貿公司是服務型企業,它不象生產企業那樣生產有形產品,而只是從事買和賣的業務,其產品是無形的貿易服務。并且這種服務既不同于飯店、旅游、咨詢等行業的較純粹的服務,也不同于百貨公司、連鎖商店等零售業面向千萬大眾的柜臺服務,它是一種緊緊相依附于產品實體二追加的勞務服務。這里的核心是產品實體,而服務是在產品轉移過程中的一系列聯系、中介溝通、事務處理與大量的文件化勞動;這種勞動主要以合同及各種外貿單據(信用證、發票、裝箱單、報關單、匯票等等)形式表現出來。客戶對這種服務的期望,是外貿公司能夠方便、及時地交付他們所需要的產品質量能夠滿足市場的要求或他們的特殊規定。因此,時間性、便利性、產品質量的保障性與貿易單據的無誤性,便構成了外貿公司的主要服務質量特性。    


3外貿公司質量保證模式的選擇與質量管理工作的主要內容

    對于一家已有多年歷史的外貿公司來說,在進出口貿易方面,它的服務項目、服務宗旨、服務方針和目標,以及服務機構的組織,資源配置等,事實上一般均已定格成形,它的服務方法設計亦可認為是早已完成。即使在服務內容上有局部改變,也可以通過質量策劃來加以實施。因此,外貿公司一般應選擇ISO9001質量保證模式。

外貿公司服務質量的控制、檢驗與評定,應該說遠比有形產品困難得多。有形產品的質量可以通過產品檢驗發現問題,及時對產品的各個生產環節進行調整,從而達到質量控制的目的;二外貿公司的服務質量卻不能用此方法,因為某一買一服務過程一旦結束,如存在質量問題,不但難以補救,而且會產生重大的不良影響和經濟損失。這就決定了外貿公司對服務質量的控制,必須采取預防為主和過程控制的原則。

通過對外貿公司服務質量特性的界定,筆者認為,外貿公司的質量保證工作應緊緊圍繞合同的履行進行,重點加強采購、托單、運輸等貿易過程的監督與管理,使之規范化、制度化、文件化、避免服務不到位,減少工作差錯以確保貿易服務工作達到時間性、便利性、產品質量保障性與貿易單據無誤性的要求。


4外貿公司ISO9001貫標中需要注意的幾個問題

4.1正確處理質量管理與業務之間的矛盾

    ISO9001質量體系的精髓是以法治代替人治,以規范化、文件化的操作代替個人的隨意性操作。質量管理要求工作規范化、文件化,而外貿業務不同于定性的產品生產,需要有較大的靈活性,這就形成的一對矛盾。貿易會董事千變萬化的,在不同的環境條件下,有不同的處理方法,如果不加分析,一味地生搬硬套標準,或者生吞活剝其他公司的程序文件,那么制定出來的工作的程序文件,不但不能與貿易實際相吻合,還可能引起業務員的反感。質量管理工作如果得不到業務人員的理解與支持,那么這種管理是沒有生命力的。因此,實施ISO9001質量體系,必須符合業務實際,切實做到為業務工作服務,并起到指導與監督業務工作的作用。因此,在制定程序文件時,除按照標準要素的要求。規范工作內容外,必須根據公司的實際,適當地授權業務人員,可以視具體情況靈活地確定業務上的某些工作方法和工作內容,如合同的評審、合格分承包方的選擇以及一些必要的質量記錄,等等。

4.2重視質量成本控制,提高經濟效益

    ISO9001是以保證產品和服務的質量為目的,對質量成本的確定語控制較少涉及。產品質量的提高,必然要付出一定的代價。如今,各外貿公司的業務,主要考核的是經濟效益,而且逐級核算到貿易小組,乃至個人。因此,在制定貿易工作程序時,為保證服務質量和產品質量,必須要參照標準規定一些要求,如產品采購、貨運代理選擇中對分承包方的評價、采購產品的驗證、定牌生產中顧客的資信調查等等。在作出規定時,必須考慮到質量成本,但只宜提出一些普遍性的要求與方法而由業務部門或業務人員根據實際情況,采取不同的措施和辦法處理各自的業務。

4.3簡化程序文件,提高工作效率

外貿公司一般少則幾十人多也有幾百名員工,崗位職責劃分較為明確,工作量都很飽滿,而且大都是有一定資質和經驗的國際貿易人員,因此,沒有必要制定繁瑣的工作程序文件。根據ISO9001標準的建議,在內容上較為重復的質量手冊和程序文件,完全可以合二為一。另外,一些日常工作,如報關、租船訂倉、編制有關單據等,可以對有關人員進行一定的培訓,使他們掌握這方面的技能。同時,在程序文件中,對這方面的工作要求有所規定就可以了,而不一定制定作業指導書。正如醫院里護士打針一般,護士的專業技能要求就使他們掌握了各種注射技術,而不必再制定專利門的注射指導書。繁瑣的程序文件和作業指導書,以及總舵的復雜的質量記錄,反而會影響業務工作效率。

4.4重點抓好采購控制,確保產品質量

    產品質量是與貿易服務質量緊緊聯系、密不可分的。客戶對貿易公司最基本、最重要的要求,就是保證提供合格的產品。然而,出口并不是有外貿公司而是由工廠生產出來的,外貿公司要保證產品的質量,就必須抓好產品的質量,就必須抓好產品的采購控制。可以根據ISO9001采購要素的要求加強對承包方的評定,合理選擇定點生產廠,有詳細、明確的采購資料與產品質量要求;跟據實際情況預先確定對工廠生產過程的控制程度;客戶對商品的不斷變化要求,要及時、準確地反饋給工廠;適時地對你所采購產品的質量進行驗證。當然,不同類型的產品有不同的采購控制方法,比如紡織品和機電產品,單機貿易和成套工程承包,其采購過程和治理控制辦法顯然不一樣;經營范圍廣的外貿公司。可針對不同類型的貿易,制定不同的采購程序。同時,外貿公司應建立相應的監督檢查評審制度,加強業務人員的產品知識學習與質量教育,通過保證采購工作的質量,來確保產品符合客戶的要求。


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